Termini e condizioni FEA

Condizioni Generali di Servizio

per l’utilizzazione della soluzione di Firma Elettronica Avanzata otpservice.io

Ultimo aggiornamento: 8 luglio 2022

Premesse
Gentile utente,
Fractalgarden S.r.l., con sede in Via L. Battistotti Sassi 11, 20133 Milano, P.IVA 05006700966, numero REA MI-1789001 (di seguito “Fractalgarden”) ha sviluppato e propone in utilizzo uno strumento innovativo di sottoscrizione dei documenti informatici mediante Firma Elettronica Avanzata (di seguito, FEA) così come definita dal Regolamento UE 910/2014 e regolata dal Codice dell’Amministrazione Ditale (D.Lgs. n. 85/2005, di seguito CAD) e dalle ivi richiamate Regole tecniche in materia di generazione, apposizione e verifica delle firme elettroniche avanzate, qualificate e digitali di cui al D.P.C.M. del 22 febbraio 2013 (di seguito, DPCM).
Il Servizio di firma viene realizzato da Fractalgarden per conto di un Soggetto Proponente (di seguito anche solo “Proponente”) che propone ad altro soggetto (di seguito anche solo “Firmatario” o “Utente firmatario”) di regolare i loro rapporti istituzionali, societari o commerciali mediante l’utilizzo di strumenti informatici e in particolar modo mediante l’utilizzo di sottoscrizione elettronica realizzata attraverso la soluzione di Firma Elettronica Avanzata oggetto delle presenti condizioni di utilizzo.
Trattandosi di una procedura di sottoscrizione mediante firma elettronica avanzata, la normativa richiede all’Utente firmatario di accettarne le relative condizioni di utilizzo dopo averne appreso il funzionamento: pertanto, in mancanza di tale accettazione non si potrà ricorrere alla procedura di sottoscrizione di seguito descritta.
Resta inteso che, coerentemente con quanto previsto dall’art. 60 del citato DPCM 22 febbraio 2013, la soluzione di FEA proposta potrà essere utilizzata esclusivamente nei rapporti intercorrenti tra il Proponente e l’Utente firmatario.

Valore della soluzione di FEA proposta e relativo utilizzo
Il sistema di sottoscrizione proposto si basa sulla raccolta e sulla conservazione, unitamente al documento sottoscritto, di ulteriori informazioni in grado di identificare il sottoscrittore e accertarne l’effettiva manifestazione di volontà in relazione al contenuto di tale documento.
La soluzione, quindi, permette all’Utente firmatario di rendere manifesta la volontà di accettare il contenuto di documenti che avranno così la stessa efficacia giuridica e probatoria riconosciuta dal nostro ordinamento alle tradizionali scritture private (art. 2702 del Codice Civile) e, nel contempo, così come previsto dall’art. 20 comma 1-bis del CAD, permetterà di garantire il soddisfacimento del requisito della forma scritta, ove richiesta.
La FEA potrà essere utilizzata dall’Utente firmatario per la sottoscrizione di tutta la documentazione comunque inerente al rapporto tra lo stesso e il Proponente. Il Proponente individuerà, di volta in volta, la documentazione che ritiene sottoscrivibile mediante la soluzione di FEA qui descritta e ne proporrà l’utilizzo all’Utente firmatario, per il tramite della piattaforma sviluppata da Fractalgarden .
Fractalgarden è sempre disponibile a fornire le informazioni e l’assistenza in relazione alla soluzione FEA realizzata.

Caratteristiche tecniche del sistema proposto
La soluzione di FEA proposta prevede, a seguito dell’identificazione dell’Utente firmatario, la sua autenticazione in area riservata e la conferma della sua volontà di sottoscrivere i documenti presentati mediante inserimento di specifico codice OTP inviato su un telefono cellulare o a mezzo e-mail all’indirizzo e-mail nell’esclusiva disponibilità dell’Utente firmatario.
Le specifiche caratteristiche sistematiche e funzionali della soluzione oggetto delle presenti Condizioni sono descritte nell’Allegato Tecnico-Illustrativo.
Qui di seguito si riporta una sintesi delle principali caratteristiche:

A) Descrizione delle fasi di firma e conservazione del documento
Qualora il Proponente necessitasse della sottoscrizione di un documento da parte dell’Utente firmatario, potrà essere attivato un processo di sottoscrizione elettronica avanzata (FEA) collegandosi al sito www.otpservice.io.
A seguito di propria registrazione e acquisto del credito per usufruire del servizio, il Proponente potrà caricare i documenti da sottoscrivere e i dati dell’Utente firmatario al quale richiedere l’adesione al servizio e la successiva apposizione di FEA.
Il processo prevede una prima fase che ha lo scopo di raccogliere le informazioni relative all’identificazione dell’Utente firmatario fatta dal Soggetto Proponente sia in presenza sia da remoto, sfruttando, in quest’ultimo caso, la procedura di video-identificazione asincrona resa disponibile da Fractalgarden.

Fase di attivazione
a. il Proponente si autentica nella propria area riservata del sito otpservice.io e attiva un processo di sottoscrizione elettronica.
b. Il proponente procede all’identificazione dell’Utente firmatario mediante una delle seguenti procedure alternative:
b1. identificazione de visu e successivo caricamento, tramite apposita maschera, delle copie dei documenti d’identità utilizzati per l’identificazione dell’Utente firmatario;
b2. procedura stand alone di video-identificazione con verifica asincrona, da parte dell’Utente firmatario, e successiva validazione da parte del Proponente o dei suoi operatori delegati; fino alla validazione del processo di identificazione, la FEA resterà sospesa e la sua validità condizionata all’esito positivo (anche successivo all’apposizione della sottoscrizione da parte dell’Utente firmatario) della procedura di verifica della video-identificazione.
c. Copia del documento utilizzato per l’identificazione verrà poi conservato per almeno 20 anni, così come previsto dalla normativa attualmente in vigore (rif. art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013).
d. La procedura richiede conferma delle generalità dell’Utente firmatario, del suo indirizzo e-mail e/o del suo numero di cellulare che l’Utente firmatario dichiara essere nella sua esclusiva disponibilità.
e. L’Utente firmatario procede con l’accettazione delle presenti condizioni di utilizzo FEA (il presente modulo) tramite la procedura di sottoscrizione di seguito descritta. Il modulo viene conservato per almeno 20 anni così come previsto dalla normativa vigente.
Ai fini della attivazione del servizio, l’Utente firmatario provvede alla accettazione delle presenti Condizioni, apponendo la propria sottoscrizione nelle dichiarazioni riportate nel documento contrattuale che firmerà tramite la soluzione FEA, che contestualmente, stante la formalizzata accettazione, produce i suoi effetti giuridici e probatori.

Fase di sottoscrizione
a) La documentazione da sottoscrivere viene caricata in apposita area riservata dal Proponente all’interno della propria area riservata;
b) il Soggetto proponente individua la quantità e la collocazione dei campi firma sulla documentazione caricata;
c) l’Utente firmatario indicato dal Soggetto Proponente riceve un link (via sms o via email) attraverso il quale accedere ad un area riservata del sito OTPService.io;
d) l’Utente firmatario accede a detta area riservata e prende visione del documento da firmare, e procede, confermando tramite point&click in corrispondenza dei singoli campi firma per i quali viene richiesta la sua approvazione;
e) l’Utente firmatario conferma di voler sottoscrivere i contenuti approvati mediante point&click inserendo l’OTP ricevuto tramite SMS o email indicati e confermati in fase di accettazione delle condizioni di utilizzo della FEA;
f) in caso di corretta conclusione del processo di sottoscrizione, al documento vengono aggiunte tutte le informazioni relative all’apposizione della FEA e viene applicata una firma elettronica qualificata o un sigillo elettronico qualificato da parte di Fractalgarden in qualità di fornitore e gestore della soluzione così da garantire l’integrità del documento firmato.

Gestione del documento successivamente alla sua sottoscrizione
Una volta che il processo di firma è concluso, la piattaforma OTP service o il proponente stesso invia tramite e-mail il documento sottoscritto all’Utente firmatario.
Il documento così formato e sottoscritto sarà poi avviato dal proponente in conservazione digitale a norma secondo le tempistiche concordate con il conservatore incaricato.

B) La connessione univoca della firma al firmatario
La soluzione di firma proposta si basa sull’identificazione dell’Utente firmatario e sulla conferma della sua volontà di sottoscrivere la documentazione proposta mediante restituzione di una One Time Password inviata automaticamente ad uno dei sistemi (telefono cellulare o casella e-mail) che l’Utente firmatario ha dichiarato essere nella sua esclusiva disponibilità.

C) Connessione univoca della firma al documento sottoscritto
Al fine di garantire la connessione univoca della firma al documento, l’applicazione di firma registra, per ogni campo firma previsto, la data e l’ora di sua apposizione.

D) Garanzie di integrità e immodificabilità del documento sottoscritto
Nel processo relativo alla soluzione di FEA proposta, a garanzia dell’integrità e dell’immodificabilità del documento, viene ricalcolata l’impronta del documento, questa volta successiva all’apposizione dei dati di firma, e su tale impronta viene apposto un sigillo qualificato ai sensi del Regolamento europeo 910/2014 (c.d. Regolamento eIDAS), da parte del gestore della soluzione.
In questo modo si preservano l’immodificabilità e l’integrità del documento sottoscritto, in quanto ogni sua eventuale alterazione diviene immediatamente verificabile anche con programmi di lettura di documenti di comune diffusione quale Adobe Acrobat Reader, che in caso di modifica di un documento avvenuta dopo la chiusura con firma digitale o sigillo elettronico qualificato ne evidenzia l’alterazione.

E) Assenza di codici eseguibili o macroistruzioni nei documenti sottoscritti
Il documento che l’Utente firmatario sottoscrive con la soluzione di FEA proposta deve essere in un formato tale da impedire (o comunque rendere manifesto) l’inserimento all’interno dello stesso di programmi o istruzioni potenzialmente atti a modificare gli atti, fatti o dati rappresentati nel documento medesimo (preferibilmente PDF/A).

Garanzie per l’Utente firmatario
L’adesione al servizio FEA è completamente gratuita per l’Utente firmatario.
Tutte le informazioni relative alla procedura di sottoscrizione elettronica descritta sono tenute sempre aggiornate e disponibili sul sito di OTP service all’indirizzo internet: https://www.otpservice.io/ .
L’Utente firmatario, tramite l’indirizzo indicato in occasione dell’identificazione, ha inoltre il diritto di ottenere in qualsiasi momento, liberamente e gratuitamente, copia delle presenti Condizioni dallo stesso accettate, dell’Allegato Tecnico-Illustrativo e di tutte le altre informazioni atte a dimostrare la coerenza del servizio con tutti i requisiti richiesti dall’art. 56, comma 1, del DPCM.
Apposte le sottoscrizioni richieste, il sistema revoca automaticamente il consenso all’utilizzo della FEA così da garantire che nessuna ulteriore sottoscrizione possa essere apposta.
Nell’interesse dell’Utente firmatario e in ottemperanza a quanto previsto dal comma 2 dell’art. 57 del DPCM 22 febbraio 2013, il Proponente è obbligato a dotarsi di una copertura assicurativa per la responsabilità civile rilasciata da una società di assicurazione abilitata ad esercitare nel campo dei rischi industriali per un ammontare comunque non inferiore ad euro cinquecentomila. Per ricevere informazioni sulle coperture e i relativi dettagli e massimali è possibile contattare il Proponente.

Conservazione
Come previsto dalla normativa attualmente in vigore, il Proponente, anche per mezzo di apposito sistema di conservazione di documenti informatici messo a disposizione da Fractalgarden, garantirà la conservazione a norma per almeno 20 anni dei documenti di riconoscimento utilizzati per l’identificazione dell’Utente firmatario e delle relative condizioni di utilizzo FEA accettate da quest’ultimo.